RMA - Gestion de Garantías

INSTRUCTIVO RMA

En Servicio Técnico/Rma hacienda click en el icono RMA se nos despliega la siguiente solapa:

Se puede visualizar a simple vista todos los filtros se pueden aplicar para hacer la búsqueda mas especifica, como ser por cliente, articulo, proveedor, por estado, nro. de serie, etc.

Al pie de la pantalla encontramos las distintas funciones NUEVA, MODIFICAR, ELIMINAR, IMPRIMIR, VERIFICACIÓN TÉCNICA, ENTREGA PROVEEDOR, RECEPCIÓN DE PROVEEDOR, DEVOLUCIÓN DE CLIENTE, SALIR, vamos a ir detallando cada una de ellas:

FUNCIÓN 1: NUEVA: PARA DAR DE ALTA UNA NUEVA ORDEN DE RMA.

Cuando el cliente nos trae a nuestra empresa un producto que tiene fallas, lo primero que debemos hacer es cargar una nueva orden de RMA. Para verificar que haya sido comprado el producto en nuestra empresa, si aun esta en tiempo de garantía, para ello haciendo click en NUEVA, comenzamos a verificar todos estos datos.

a)Si el artículo fue ingresado con serial se coloca el serial en el rectángulo buscador que dice Nro. De Serie, se aguarda unos segundos y el sistema busca en la base a que proveedor fue comprado y a que cliente fue vendido ese serial. Y completa automáticamente todos los datos.

En caso de estar fuera del periodo de garantía establecido para la compra y venta en los recuadros de “garantía expira” se pondrán de color rojo para resaltarlo a simple vista.

Se deberá seleccionar un defecto, desplegando la flechita, y obligatoriamente colocar alguna observación.

Presionamos Guardar y ya estaría ingresado el producto al stock de RMA de nuestra empresa (consultando el serial en informe de stock podemos verificar que el articulo se encuentra en el depósito de RMA).

Luego nos consulta si se desea imprimir el RMA., el cual sería el comprobante a entregarle al cliente por la recepción del mismo.

b) En caso de ser un producto que no lleva nro. de serie en el recuadro articulo se invoca el artículo que ingresa con fallas y el sistema busca primeramente a todos los clientes que se le vendió ese producto y le muestra un listado, Ud. selecciona el cliente correcto, y los demás datos se completan automáticamente, el resto es idéntico a lo desarrollado anteriormente en el punto a).

FUNCIÓN 2: VERIFICACIÓN TÉCNICA.

En la pantalla inicial de RMA. Debemos posicionarnos sobre el RMA. Que se desea verificar, podemos utilizar el filtro de nro. de serie por ejemplo y nos trae el renglón con todos los datos de la recepción, podemos visualizar que el estado del cliente es recibido, cuando el técnico capacitado verifica el funcionamiento del producto para a el estado verificado. Para verificar el técnico autorizado debe colocar una observación, presionar guardar y nos pide la clave de dicho técnico, la colocamos y presionamos aceptar.

FUNCIÓN 3: MOVIMIENTO DE DEPOSITO

El artículo en esta instancia se encuentra en el depósito RMA CLIENTE, debemos pasarlo al depósito RMA. PROVEEDOR para realizar el envío al proveedor que se detalla en el paso siguiente.

Esto se realiza desde STOCK/MOVIMIENTOS/MOVIMIENTOS DE MERCADERÍA:

En el depósito de salida: (MSM) coloco RMA. CLIENTE y en el de entrada (MEM) selecciono el depósito RMA. PROVEEDOR.

Escribo una observación si se desea.

Coloco el código (para productos sin seriales) o numero de serie que se desea traspasar de depósito, presiono enter y por ultimo ACEPTAR.

FUNCION 4: ENTREGA A PROVEEDOR

Posicionados sobre el renglón, presionando el botón “entrega a proveedor” se nos habilita la siguiente pantalla:

Nos trae todos los datos ya cargados incluida la verificación técnica del mismo. Presionamos aceptar y el estado del proveedor de A ENVIAR pasara a ENVIADO. Nos consulta si deseamos imprimir este movimiento. Podemos visualizar que se van completando todos los casilleros del RMA. A medida que avanzamos en los distintos pasos.

FUNCIÓN 5: RECEPCIÓN DE PROVEEDOR

Presionando sobre recepción de proveedor se nos despliega la siguiente pantalla con las distintas alternativas de recepción:

a) El proveedor reconoce el artículo fallado y nos hace una nota de crédito a nuestra cuenta corriente. Para ello se tilda la opción se reconoce monto a crédito, nos trae el costo al cual fue comprado ese artículo para comprar con la nota de crédito. Escribimos algún comentario y aceptamos. Cuando nos llegue físicamente el comprobante de nota de cerdito lo cargamos a la cta. cte.

b) El proveedor nos devuelve el mismo artículo, o sea lo reparo, es el mismo serial, se tilda la opción se recibe el mismo artículo, nos consulta a que deposito se desea ingresar este articulo y selecciono el principal o RMA. CLIENTE si es que deseo devolverle este a mi cliente, porque puede ser que por cuestiones de tiempo yo ya le haya devuelto otro artículo a mi cliente, por esto deberá ingresar al depósito principal para su normal venta.

c) El proveedor nos devuelve otro artículo, distinto serial que el producto fallado que le enviamos, o sea no puedo repararlo, en este caso tildamos la opción se recibo otro artículo nuevo, tildar hereda garantía, seleccionar del buscador el artículo que estamos recibiendo y en el recuadro nro. de serie cargamos el serial del mismo, debemos seleccionar a que deposito deseamos mandarlo.

Si se desea se escribe algún comentario y por ultimo presionamos aceptar.

El estado del proveedor pasa de ENVIADO a RECIBIDO y aquí cierra el circuito de RMA con el proveedor. Que comienza con el estado A ENVIAR y finaliza con el estado RECIBIDO (ya sea un artículo o un crédito)

FUNCION 6: DEVOLUCION A CLIENTE

El ultimo paso es devolucion al cliente del producto, para cerrar el circuito con nuestro cliente, tambien aqui al igual que con el proveedor tenemos distintas alternativas:

a) Le reconocemos monto a credito, osea no le vamos a devolver el producto sino que le emitimos una nota de credito en su cta cte.

b)Se le devuelve el mismo articulo, osea se reparo el que el trajo defectuoso.

c)Se devuelve otro articulo, con distinto serial, esto puede ser el mismo producto un micro INTEL pero con distinto serial u otro articulo, ejemplo un micro AMD con distinto serial. Para esto debemos colocar el nuevo nuemero de serie que le estamos entregando y automaticamente se coloca el articulo que tiene relacion con ese serial.

Presionando acpetar, nos consulta si deseamos imprimir este movieminto.

El estado de nuestro cliente en este RMA pasa de Verificado a Devolucion, cerarndo asi el circuito con nuetro cliente.

Aclaración: las funciones numeradas no son porque se deba respetar su orden, si o si se requiere que luego de dar el alta de un RMA que se realice la verificación técnica, pero se puede devolver al cliente antes de enviar al proveedor o viceversa. Y si o si se debe hacer el traspaso de stock del articulo al depósito correspondiente sino no nos deja continuar.

Las demás funciones que se pueden aplicar son:

MODIFICAR: Posicionados sobre el renglón de RMA podemos modificar algunos datos que está permitido como ser la observación.

ELIMINAR: Se van eliminando los estados, hasta llegar al RMA que dio origen a toda esta operatoria. Esta función es muy útil para volver hacia atrás un estado, ejemplo: Recepcione del proveedor el mismo artículo, le doy aceptar y luego me doy cuenta que era otro serial, ELIMINO ese estado y cargo correctamente el artículo.

IMPRIMIR: imprimo el listado de RMA., esto es muy útil para armar planillas de control, ejemplo filtro por Proveedor y el estado enviado, con esto yo sé cuanta mercadería me debe cada proveedor, puedo exportar este listado a un formato Excel o PDF y enviárselo por mail a mi proveedor.

FILTROS: Podemos conjugar los distintos filtros y obtener resultados para distinto tipo de análisis del estado de nuestro RMA, por ejemplo quiero saber cuánto RMA me ingreso en un rango de fecha, o quiero saber cuánto RMA tengo pendiente de devolución o cuantos productos de RMA me debe mi proveedor, todo esto se obtiene aplicando correctamente los filtros en la pantalla principal.