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CONFIGURACION DE INFORMES CONTABLES
Configurar un informe gerencial, es muy util para consolidar toda la informacion en un solo sitio, con el solo hecho de presionar un click ud. podra tener en tiempo real, en un rango de fecha deseado, un pantallazo de su estado patrimonial, de resultados, e inluso puede configurar la cantidad de informes como desee. Esto es muy sencillo solo debe colocar correctamente los parametros que se describen a continuacion y luego chequear que la informacion configurada sea la correcta, para ello cotejarla con el balance general para ver que los saldos de las cuentas contables coincida con lo expuesto en el informe. Cuando agregue una nueva cuenta contable en el plan de cuentas, tener la precaucion de agregarla tambien en la configuracion del informe si es que desea que la misma sea visualizada en el mismo.
Como configurar un Informe??
En Contabilidad/Archivos/ encontrara el icono: Configuración de informes contables:
ü Clickear en “agregar”
ü Escribir el nombre del informe: Ejemplo: Informe de Gastos.
ü Comenzamos a configurar el informe:
1. Configurar Códigos: en el deberá colocar un código corto para esa fila.
Ejemplo:
- GAS1: Para un gasto, ejemplo el de honorarios.
- GAS2: Para un gasto, ejemplo el de viáticos.
2. Descripción: en el deberá escribir la descripción que usted desee que se muestre en el informe.
Ejemplo: Gastos en honorarios (para GAS1)
Gastos en viáticos (para GAS2)
3. Cuenta: es un buscador de cuentas contables, la cuenta deberá estar previamente creada en el plan de cuentas, se elije la cuenta contable que se mayorizará para obtener el resultado en el informe.
Ejemplo: Gastos en Honorarios o Gasto en viáticos.
4. Configurar Orden (Grupos): En el deberá colocar el orden que Ud. desee que aparezca esta fila en el informe, se aconseja que sea espaciado por si hay que agregar alguna fila a futuro.
Ejemplo: 10.01 para Gastos en Honorarios,
10.05 para Gastos en Viáticos.
Para este ejemplo en caso de en futuro incorporarse una nueva cuenta de gastos puede elegirse cualquiera de las ubicaciones libres como ser 10.03, para que se exponga ese nuevo gasto.
5. Formulas: aquí se solo se pueden utilizar formulas predefinidas, las cuales deben estar correctamente escritas porque sino no permitirá grabar la configuración:
Formulas:
MAYOR: Esta fórmula mayoriza la cuneta contable cargada en celda cuenta.
MAYOR+: Esta fórmula mayoriza la cuenta contable seleccionada y la expone con signo positivo, en valor absoluto.
CHEQUES: Nos mostrara el total de cheques en cartera.
TITULO: Esta fórmula se utiliza cuando se desea que esa fila se exponga como título en el informe. (Aclaración, cuando se desea una fila como título en el recuadro cuenta no puede quedar vacio, se deberá colocar por ejemplo la cuenta contable madre ACTIVO.)
-Cuando se desea obtener un subtotal o total en el cual intervienen varias filas, en el recuadro Formula deberá sumar o restar los códigos colocados en el recuadro 1,
Ejemplo:
Se desea la suma de gastos en honorarios más los gastos en viáticos: para ello se deberá escribir: GAS1+GAS2 (tal cual están escritos los códigos, es muy sensible a errores, y si no se escribe correctamente no nos dará un correcto resultado). Y el nombre a colocar en configurar códigos, casilla 1, será por ejemplo: TOTGAS (total de gastos)
6. Definir porcentaje: esto se utiliza en caso de que si quiera que en el informe aparezca el porcentaje en función de un total,
Ejemplo; Si se desea que exponga cuanto representa cada gasto en porcentaje en función del total de gastos, se deberá escribir en ese recuadro porque variable se desea dividir ese gasto, por ende si tenemos una fila que se llame total de gastos, con el código TOTGAS (por ejemplo) este será el código que se colocara en el recuadro 6 para que al consultar el informe nos muestre cuanto en porcentaje representa ese gasto, con relación al total de gastos.
7. Grafica: Si se tilda esta celda, al consultar el informe clickeando en graficar, nos mostrara esa línea.
8. Formato de Titulo: Si se tilda esta celda, lo que el sistema hace es colocarle un formato de titulo a esa fila en la exposición del informe, agranda la letra, la coloca en negrita para distinguirlo del resto de las filas.
9. Configuración de color: este campo es obligatorio, aun cuando no se desee colorearlo. Si se clickea allí aparece una paleta de colores en la que Ud. seleccionara el color deseado para esa fila.
10. Oculta: Si se tilda aquí, esta fila no se mostrara en el informe gerencial, pero sigue activa para el resto de la configuración del informe.
Se aconseja que cada se vaya probando la grabación de la configuración por etapas, dado que si existe un error no se llegue hasta el final de la misma y que no se grabe y se tenga que comenzar todo de nuevo. Recuerde que es muy sensible, prestar atención a los códigos escritos.
Como consultar un Informe??
Una vez concluida con la configuración del informe, el paso siguiente es consultarlo:
Para ello en Contabilidad/Informes encontrara el icono de Informes Gerenciales:
1. Despliegue la flechita y seleccione el informe a consultar.
2. Coloque el rango de fecha que desee para ver los resultados de ese periodo.
3. Si desea puede solicitarlo solo en reales, o solo en presupuesto o bien tildando los dos nos muestra la información consolidada (reales + presupuestos)
4. Presione”consultar” y obtendrá en el cuerpo el resultado.
5. Tiene la opción de imprimirlo ya sea en papel o exportarlo a PDF.
6. Solo Presionando en el icono de Barras, podrá visualizar todos aquellas filas que Ud. en la configuración le coloco el tilde a grafica, en un grafico de barras, en el cual se abre un asistente de grafico para que Ud. pueda configurarlo al mismo como lo desee.
7. Presionando en el icono Torta, ídem al anterior, solo que los datos se los mostrara en un grafico en formato de torta.
8. Posicionados sobre alguna fila, podrá presionando el botón Detalle, visualizar todos los movimientos que compone el valor que expone el grafico.
9. Presionando “Cancelar” sale del informe gerencial.
Como verificar que nos des un correcto resultado??
Por último, solo nos queda verificar que nos esté dando correctos resultados, como el informe lo que nos muestra como valor en una fila es la mayorización de una cuenta contable, debemos colocar los mismo parámetros (rango de fechas, real, presupuestos o ambos) que se utilizaron para consultar el informe en el balance general que el icono del mismo se encuentra en contabilidad/informes y comenzar a cotejar. También se puede consultar el importe total de cheques en cartera del informe de cheques de terceros, filtrando por en cartera” ya allí corrobora que nos este proporcionando una correcta información. Este procedimiento se recomienda hacerlos solo una vez al finalizar por primera vez la configuración del informe, y no olvidar que cuando se ingrese una cuanta nueva al plan de cuentas se debe agregar en el informe, porque sino los resultados entre el balance y el informe gerencial serán distinto.Ver imagen de ejemplo.
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