Gestión de Comprobantes
CONSULTA DE VENTAS
Consultar Comprobantes Emitidos
Todos los comprobantes emitidos, tanto Contables o No Contables pueden ser consultados desde este módulo. Además, según cada comprobante, es posible modificar, reimprimir, anular, eliminar o re-hacer comprobantes.
Estructura de la Pantalla
A continuación se ilustra la pantalla del módulo:
Como se puede apreciar, la pantalla consta de 3 secciones: cabecera de filtros, grilla de comprobantes y botonera de acciones:
Iniciando una Consulta
Generalmente cuando se abre la pantalla de consulta, el formulario queda en blanco hasta que se ingresen filtros o se oprima el botón Consultar, lo más usual es filtrar lo que necesitamos consultar. Por ejemplo: Comprobantes de Compras correspondientes a algún proveedor, en un rango de fechas, con saldo, que contengan algún artículo específico, etc. Para ello, usamos los filtros en la cabecera:
En este ejemplo, se filtraron las facturas de compra del proveedor ACEROS SH con saldo, en el período 01-12-2006 hasta el 13-03-2007.
Ejecutando una Consulta
Siguiendo el ejemplo anterior, la consulta arroja los siguientes resultados en la grilla de comprobantes:
A continuación, se pueden ejecutar acciones sobre los comprobantes consultados, como ver su Detalle, Consultar su Asiento Contable, Eliminarlo, etc.
Aplicando Acciones
Las acciones se aplican sobre el comprobante seleccionado en la grilla de la consulta.
Detalle
Nos permite consultar el detalle completo del comprobante seleccionado:
Aplicado
Este botón muestra los Recibos (si el comprobante seleccionado es de Ventas) o Pagos (si el comprobante seleccionado es de Compras) a los cuales esta aplicado el comprobante.
Asiento
En el caso de que el comprobante sea Contable, muestra en un formulario aparte, el asiento contable que generó el mismo.
Reimprimir
Permite reimprimir los comprobantes que se generan por sistema (FAC - Facturas de Venta, REC-Recibos, PAG - Ordenes de Pago, NPP - Notas de Pedido, etc.). En los casos de que sean PAG-Ordenes de Pago que a su vez generaron retenciones, también se imprimen los formularios de las mismas.
Imprimir
Este botón permite imprimir la consulta de comprobantes efectuada, y en el orden que se haya dejado en la grilla.
Anular/Recuperar
Nos permite Anular el comprobante seleccionado, o Recuperarlo si éste ya se encuentra anulado. La anulación de un comprobante no implica eliminación, ya que debe conservarse el registro del mismo como Anulado. Cuando se anula un comprobante contable, también se anula su asiento. En el caso de que el comprobante ya haya sido aplicado en algún otro proceso (Cobros o Pagos), el sistema no permitirá su anulación hasta que no se anulen o eliminen los comprobantes aplicados al mismo. Los comprobantes anulados son mostrados en la grilla de consulta con una letra A en la columna correspondiente, y con monto 0 (cero).
Eliminar
La eliminación de un comprobante implica el borrado completo del registro del mismo, también eliminando comprobantes o transacciones que éste haya generado. Por ejemplo, al eliminar un recibo u orden de pago que generó cheques o retenciones, éstos son borrados también. Así como en la anulación, en el caso de que el comprobante ya haya sido aplicado en algún otro proceso (Cobros o Pagos), el sistema no permitirá su eliminación hasta que no se eliminen los comprobantes aplicados al mismo.
Usando el Menú Emergente
El menú emergente se puede activar haciendo click con el botón derecho del mouse sobre un comprobante seleccionado:
Este menú es muy útil, ya que permite modificar (los comprobantes que son modificables), generar otro igual (cuando hace falta hacer facturas periódicas mensuales), generar otro tipo de comprobante a partir del seleccionado (cuando hace falta hacer una nota de crédito a partir de una factura...)
Emitir y Cargar Comprobantes de Compras y Ventas
La metodología de carga o emisión de comprobantes tanto para compras como ventas es similar, variando de acuerdo a la configuración de cada comprobante que se esté procesando.
Estructura del Formulario de Carga
La estructura del formulario es la siguiente:
Como se puede ver en la imagen, el formulario está compuesto básicamente por una cabecera, un detalle y un pie. Cada sección tiene los campos correspondientes que pueden ser de ingreso manual, automáticos (sugeridos por el sistema), visibles u ocultos, de acuerdo a la configuración de cada comprobante.
Iniciando la Carga
Cabecera - Datos Cuenta (Proveedor/Cliente)
El primer paso de inicio de la carga es identificar el cliente o proveedor (Nombre de la Cuenta), ingresando el nombre o número del mismo en el buscador:
Al lado del buscador de cuenta, tenemos un botón que nos permite acceder al módulo de Administración de Proveedores/Clientes (ABM), para agregar, modificar o buscar cuentas.
Una vez identificada la cuenta, el sistema muestra los datos generales de la misma, domicilio y condición de IVA, y el saldo a la fecha en color rojo (opcional del comprobante).
A continuación, el sistema ya sugiere ciertos datos de facturación, como la letra del comprobante, el nº de CAI y fecha de vencimiento del mismo (opcional del comprobante), datos que se pueden editar en caso de que sean distintos.
Especificando datos del comprobante
Cabecera - Datos Comprobante
El área de datos de comprobante, puede variar en la cantidad de campos que se muestran, de acuerdo a la configuración de comportamientos del comprobante, y si éste es de Compras o Ventas. Por ejemplo: Si el comprobante está configurado de forma que su Número sea cargado manualmente, se muestra un campo para el ingreso:
En cambio, si el comprobante configurado para que el número sea generado automáticamente a través de un talonario, se muestran los siguientes campos
Donde podemos seleccionar el talonario a usar y éste nos sugiere el próximo número de comprobante.
También pueden hacerse visibles campos como "Vendedor" y "Lista de Precios" si el comprobante generado es de Venta y está configurado para mostrar comisiones y listas de precios.
A continuación seguimos el ejemplo de la carga de una factura de compra, ilustrando los campos básicos que siempre serán necesarios ingresar:
Como vemos aquí, se ingresan las fechas del comprobante y de vencimiento, el número de comprobante, y la forma de pago. Puede ser que la selección de la forma de pago se encuentre bloqueada, para fijar siempre que el comprobante se ingrese de Contado (caso facturas de venta a consumidor final) o Cuenta Corriente (caso de facturas de compra a proveedores habituales)
También podemos llegar a tener que seleccionar la Unidad de Negocio, si existen distintas configuraciones de auto asientos y necesitamos diferenciar los comprobantes de compra y venta por unidad de negocio.
Cargando el Detalle
Detalle - Grilla de Artículos
A continuación, se realiza la carga de los artículos del comprobante en la grilla donde ingresamos la cantidad y el código del artículo, editamos la descripción (si la configuración de comprobante y del artículo lo permite), el precio, descuento, etc.
Recordemos que las columnas de la grilla de detalle puede variar según la configuración del comprobante, por eso pueden aparecer botones para la consulta del stock del artículo, editar la descripción en un campo memo, etc.
Al ingresar el código del artículo, el sistema puede abrir un buscador para seleccionar la cuenta contable con la que se imputará el artículo en el asiento contable. Esto es debido a que el artículo está asociado a un tipo de movimiento contable que tiene configurado una cuenta contable sumarizadora o título. En este ejemplo, se utilizó el artículo "TECNOLOGÍA", que agrupa todas las compras de equipamiento informático:
El artículo TECNOLOGÍA está asociado a un tipo contable de movimiento que tiene configurada una cuenta título de activo "INFORMÁTICA", por eso, el buscador que se abre es el siguiente:
A medida que finalizamos una línea, el cursor se posiciona en la siguiente fila de la grilla. La máxima cantidad de filas a cargar en la grilla de detalle también es configurable para cada comprobante. Además se van calculando los subtotales, impuestos y totales al pie del comprobante.
Cerrando el Comprobante
Pie - Datos Adicionales y Formas de Pago
Aquí también podemos tener distintos campos a ingresar según la configuración del comprobante. Siguiendo el ejemplo de una factura de compras, esta solapa nos permite ingresar datos adicionales como observaciones (muy útiles para futuras búsquedas de comprobante), percepciones o retenciones, cambiar la moneda del comprobante, ingresar descuentos, etc. En el caso de que el comprobante pertenezca a una razón social, pero nuestra cuenta corriente con el cliente/proveedor otra razón social, es necesario ingresar el tilde en Titular, e ingresar los datos del titular, o sea de quien figura el comprobante físico (papel). Estos datos son los que serán reflejados en el Libro de IVA correspondiente.
Cuando la selección de la forma de pago es Contado, se habilitan las solapas Efectivo y Tarjeta, como se muestra a continuación:
Estas solapas permiten ingresar el detalle de medios de pago en caso contado, o sea el efectivo o los cupones de tarjeta:
En el caso de que la forma de pago seleccionada sea Financiación Propia, se habilita la solapa correspondiente, para cargar los datos del plan de financiación.
El plan puede tener un monto de entrega, y al correspondiente saldo se le aplica el % de interés mensual por la cantidad de cuotas ingresadas. De esta forma se generan las cuotas con fecha de vencimiento consecutivo a partir de la 1er fecha de vencimiento ingresada. El monto a financiar siempre se dividirá en cuotas de igual valor, pudiendo variar la forma de calcular el interés de acuerdo como se encuentre configurado el método de cálculo en Parámetros del sistema.
Pie - Totales del Comprobante
Los montos totales del comprobante se van calculando dinámicamente a medida que se carga al mismo, y en el caso de que sea un comprobante de Compras, se habilitan los botones para modificar los montos de IVA para hacer ajustes necesarios por diferencias.
Grabar el comprobante
Finalmente, se debe hacer click en el botón Aceptar para grabar el comprobante, o Cancelar para abortar la carga.
Si el comprobante fue grabado con éxito, aparece el siguiente mensaje:
Finalmente, al hacer click en el botón aceptar, el formulario se resetea y queda listo para una nueva carga, o se cierra y vuelve al menú principal, según la configuración de su comportamiento.
COTIZACIÓN: este comprobante se utiliza cuando se quiere emitir un presupuesto a un cliente sin que afecte ni comprometa stock es a los fines de entregarle al cliente un comprobante con los precios solicitados, se confecciona de la misma manera que una factura, solo que no es un comprobante contable.
FACTURA DE VENTA O (F4): Se emite este comprobante si se tiene impresora fiscal o si se utilizan formularios para su impresión, la particularidad que tiene adicional a todo lo antes explicado de cómo generar un comprobante de venta, es que si se tiene un lector de código de barras, se clickea el código de barras del articulo en donde dice código en el comprobante factura y allí solo el sistema carga toda la información. Se puede colocar el importe total del dinero recibido, y allí mismo calcula el vuelto si es que no paga justo, y con solo presionar la barra espaciadora se graba la factura.
FACTURA MANUAL: Este comprobante solo se emite en caso de que no funcione la impresora fiscal o bien cuando por el motivo que sea no se pueda utilizar el sistema, por ejemplo por un corte de luz. En caso de no haber sistema disponible se escribe la factura en forma manual, pero cuando se recupere el sistema esta factura se debe cargar al sistema para darle continuidad al circuito de caja, stock y libro de IVA, teniendo solo que en forma manual escribir el numero de factura que debe coincidir con la factura en papel que se tiene en mano. Si el caso fue que no funciona la impresora fiscal se hace la factura manual por sistema y se imprime por sistema (no se debe escribir en forma manual).
Nota: cuando se utiliza impresora fiscal no se puede anular ningún comprobante, por ende si se desea anular una factura, se debe emitir una nota de crédito. Tampoco permite la reimpresión de las facturas porque si no se corre la numeración fiscal.
NOTA DE CRÉDITO MUEVE STOCK: Este comprobante se utiliza cuando un cliente devuelve por algún motivo mercadería y esta debe retornar al stock e incluso se le debe devolver el dinero que había abonado. También se utiliza cuando se quiere anular una factura fascal. Este comprobante mueve stock, sumando una unidad al mismo, por ende se debe hacer por el código exacto que se facturo.
NOTA DE CRÉDITO MANUAL: Ídem a factura manual, también mueve stock, siempre y cuando se cargue al sistema cuando se recupere su funcionamiento. Se confecciona igual que la nota de crédito con stock.
NOTA DE DEBITO: Se confecciona este comprobante para corregir la cuenta corriente del cliente, no mueve stock, generalmente se utiliza para cuando se le debe rechazar un cheque, cuando se le debe cobrar intereses, o por cualquier otro motivo que se le deba hacer incrementar la deuda del cliente con nuestra empresa.